A folyamatosan növekvő ügyfélkörnek és adminisztrációs teendőknek köszönhetően egyre több vállalkozás jön rá arra, hogy egy CRM rendszer nagyon sokat tud segíteni a vállalkozás optimális működésén. CRM rendszer választás esetén felmerül a kérdés, hogy melyik a jobb, az egyedi vagy az általános CRM rendszer.

Az általános CRM rendszereknek két nagy előnye van, hogy olcsóbbak és gyorsabban elindíthatók, mind az egyedi rendszerek. Mégis, aki teheti, jobban jár, ha saját, egyedi CRM rendszert készíttet.

A CRM rendszerek feladata az ügyfelekkel történő kommunikáció és az ügyfelek adatainak egy helyen, szervezett formában történő tárolása, a folyamatok optimalizálása, automatizálása.

Az általános szoftverekkel ellentétben az egyedi CRM rendszereket az adott cég elképzelései, igényei alapján tervezik meg és készítik el. Ez azt jelenti, hogy az ügyfelekről, beszállítókról stb. olyan és annyi információt fog tudni a rendszer tárolni, amire a vállalkozásodnak szüksége van. Pl. egy szállítmányozással foglalkozó cégnek szüksége lehet a szállítási kapacitás tárolására, egy építőipari cégnek viszont inkább a kivitelezési információkra van szüksége. Egy általános rendszerben nem biztos, hogy mindegyik egyformán jól megoldható.

Az egyedi CRM rendszerekkel minden tevékenységet automatizálni lehet. Rendszeresen kell e-mailt küldeni az ügyfeleknek? Értesíteni kell őket szerződéshosszabbításról? Online ügyintézésre van szükség? Egy egyedi rendszerben bármi lefejleszthető, megvalósítható.